Was ist eine Clean-Desk-Policy?
Datenschutz als Bestandteil von Clean-Desk-Konzepten
Desk-Sharing? Nur mit einem aufgeräumten Arbeitsplatz
Einführung eines Clean-Desk-Prinzips im Unternehmen
Tipps für eine erfolgreiche Clean-Desk-Politik im Unternehmen
Vorteile einer konsequenten Clean-Desk-Strategie
Kreatives Chaos mindert Produktivität im Büro
Ein Schreibtisch im Büro wird mit der Zeit bei einigen Mitarbeitern eine richtige Fundgrube. Immer mehr Papier, Geräte und Arbeitsmaterialien landen auf dem Tisch und sorgen für unübersichtliches Chaos. Dabei geht schnell auch der Überblick verloren. Aus diesem Grund wurde die Clean-Desk-Policy entwickelt. Es handelt sich hier um eine Richtlinie, die helfen soll, das Arbeiten im Büro am Schreibtisch durch Ordnung und Sauberkeit zu erleichtern.
Was ist eine Clean-Desk-Policy?
Hinter einer Clean-Desk-Policy (CDP) steckt ein Prinzip, das eine Beschränkung der Ausstattung des Schreibtischs auf das Notwendigste einschließt. Die Arbeit am Schreibtisch erfordert beispielsweise abhängig von den Aufgaben einen Computer mit einer Tastatur sowie eine Computermaus und ein Getränk. Allgemein ist es so, dass sich jeder Mensch seinen Arbeitsplatz einrichtet, um sich wohlzufühlen und effizient arbeiten zu können. Schließlich wird viel Zeit am Schreibtisch im Büro zugebracht und am Ende eines Arbeitstages haben sich verschiedene Utensilien darauf angesammelt.
Eine Clean-Desk-Policy setzt hier an und verfolgt folgendes Konzept: Wenn die Arbeit an diesem Platz beendet wird, muss der Schreibtisch anschließend wieder aufgeräumt und hergerichtet werden, damit er seinen ursprünglichen Zustand erreicht.
Ein Clean-Desk-Konzept umfasst jedoch mehr als nur einen sauberen Arbeitsplatz. Sehr häufig schreiben Unternehmen ihren Mitarbeitern die Richtlinie sogar in den Arbeitsvertrag. Hier geht es darum, dass sich keine persönlichen Gegenstände, Notizen, Dokumente oder andere Dinge am Schreibtisch anhäufen. Ebenso relevant für das Clean-Desk-Prinzip ist das Entfernen von vertraulichen Informationen auf dem Arbeitsplatz. Dies besitzt insofern eine große Bedeutung, wenn ein Schreibtisch im Büro von mehreren Menschen genutzt wird.
Datenschutz als Bestandteil von Clean-Desk-Konzepten
Eine besondere Rolle spielt die Clean-Desk-Richtlinie hinsichtlich der Datensicherheit am Arbeitsplatz. Natürlich spricht es grundsätzlich nicht für ein gutes Betriebsklima, wenn Mitarbeiter davon ausgehen müssen, dass ihre Daten oder Dokumente durch Kollegen entwendet werden. Dennoch gilt auch im Büro das Motto: Vorsicht ist besser als Nachsicht.
Gerade vor dem Hintergrund strikter DSGVO-Vorschriften nimmt die Bedeutung der Clean-Desk-Richtlinie zu und erhält zunehmend mehr Aufmerksamkeit bei vielen Unternehmen. Vertrauliche Dokumente und Speichermedien mit sensiblen Daten, wie beispielsweise USB-Sticks, haben auf dem Schreibtisch nach Beenden der Arbeit nichts mehr verloren. Wer diesen Umstand weniger ernst nimmt, verstößt fahrlässig gegen das Datenschutzgesetz und trägt im schlimmsten Fall die Verantwortung für den Verlust von wichtigen Daten. Die arbeitsrechtlichen Konsequenzen können für die betreffenden Mitarbeiter dann kritisch ausfallen.
Desk-Sharing? Nur mit einem aufgeräumten Arbeitsplatz
Viele Unternehmen setzen bereits auf neue Möglichkeiten, ein Büro so zu gestalten, dass sich Mitarbeiter rundum wohlfühlen. Dabei kommt es nicht nur auf die Ergonomie am Arbeitsplatz an, sondern auch auf eine gute Organisation der vorhandenen Schreibtische. Da immer mehr Menschen remote arbeiten, statt im Büro anwesend zu sein, betreiben Firmen mit Großraumbüros das Desk Sharing oder Hot-Desking. Hier arbeiten die Angestellten ohne festen Arbeitsplatz, sodass sie ihre Arbeitszeit flexibel gestalten können und dennoch jederzeit einen Schreibtisch für ihre Arbeit vorfinden.
Bei dieser Methode ist ein unordentlicher Schreibtisch eher ein Nachteil. Herrscht an einem Tisch keine Ordnung, ist die Arbeit weniger attraktiv. Angestellte benötigen einen gut organisierten Schreibtisch um den Fokus auf die Aufgaben bei der Arbeit beizubehalten. Deshalb ist das Clean-Desk-Prinzip bei New Work-Konzepten wie Desk Sharing eine nötige Voraussetzung.
Einführung eines Clean-Desk-Prinzips im Unternehmen
Um eine Clean-Desk-Policy in der Praxis umzusetzen, gibt es mehrere Möglichkeiten für Unternehmen. Zum einen können Mitarbeiter schlicht dazu angehalten werden, auf einen ordentlichen Arbeitsplatz zu achten. Dies ist jedoch nur eine empfehlende Vorgehensweise, sofern keine Notwendigkeit besteht, weil im Unternehmen auch Desk Sharing erfolgt.
Die zweite Variante ist eine explizite Vorgabe im Arbeitsvertrag mit bestimmten Richtlinien hinsichtlich der Ordnung am Arbeitsplatz. In diesem Fall ist allerdings mit festzulegen, wie die Regelungen kontrolliert werden sollen und welche Konsequenzen drohen, wenn jemand dagegen verstößt.
In jedem Fall sind die Arbeitnehmer verantwortlich, die Bestimmungen einer Clean-Desk-Policy einzuhalten. Der Arbeitgeber muss jedoch dafür sorgen, dass die Vorgaben überhaupt umgesetzt werden können. Angestellte benötigen beispielsweise Möglichkeiten zum Aufbewahren von Utensilien, etwa in einem Rollcontainer oder einem Schrank. Hinzu kommen Arbeitsgeräte wie ein Scanner, der das Digitalisieren von Dokumenten ermöglicht. Eine passende Strategie der Digitalisierung unterstützt das Vorhaben, Aktenstaus oder Papierstapel zu vermeiden und sorgt so automatisch auch für einen gut organisierten Schreibtisch.
Tipps für eine erfolgreiche Clean-Desk-Politik im Unternehmen
Damit eine Clean-Desk-Policy auch langfristig ihre Wirkung entfaltet und hilfreich ist, können einige Ansätze im Büroalltag das Ziel unterstützen, ein angenehmes Arbeitsklima und IT-Sicherheit am Schreibtisch zu realisieren.
1. klare Strukturen schaffen
Damit Mitarbeiter auch in flexiblen Arbeitsverhältnissen jederzeit produktiv arbeiten, müssen entsprechende Strukturen geschaffen werden. Dazu gehört eine minimalistische, standardisierte Ausstattung von Arbeitsplätzen.
2. Mitarbeiter von Vorteilen überzeugen
Um alle Arbeitnehmer eines Unternehmens von einer CDP zu überzeugen, müssen die Vorteile der Methode klar kommuniziert werden. Die Vorgaben für alle sichtbar im Büro auszuhängen, ist dafür ein praktisches Mittel.
3. Wettbewerb implementieren
Die Umsetzung der Policy in Form eines internen Wettbewerbs kann die Motivation der Arbeitnehmer ebenfalls anstacheln. In diesem Fall muss nur bestimmt werden, wie die Kontrolle der Regelungen erfolgen soll.
4. Clean-Screen-Policy einführen
Die Kombination einer Clean-Desk-Policy mit einer sogenannten Clean-Screen-Policy ist im Zeitalter der Digitalisierung besonders sinnvoll. Dabei geht es darum, sowohl den Computer als auch den Schreibtisch frei von überflüssigen Dokumenten, Dateien und Programmen zu halten.
5. Einführung einer Clean-Desk-Checkliste
Eine vordefinierte Checkliste trägt dazu bei, die Umsetzung einer neuen CDP zu erleichtern. Daran können sich Mitarbeiter orientieren, um die Richtlinien schrittweise korrekt umzusetzen.
6. regelmäßige Termine für Ausmisten festlegen
Eine weitere aussichtsreiche Methode für ein durchdringendes Verständnis einer Clean-Desk-Policy ist ein gemeinsames Aufräumen im Büro, das regelmäßig vom gesamten Team durchgeführt wird. Dadurch bleibt eine angemessene Grundordnung bestehen, bevor sich Nachlässigkeit einstellt.
Vorteile einer konsequenten Clean-Desk-Strategie
Unternehmen, welche die Methode in angemessener Form umsetzen, generieren daraus viele Vorteile. Zum einen sind flexible Arbeitskonzepte wie Desk Sharing deutlich besser umsetzbar, wenn es auch Richtlinien zur Schreibtisch-Ordnung gibt. Wer ständig erst den Arbeitsplatz aufräumen und für eigene Zwecke vorbereiten muss, verliert viel Arbeitszeit und den Fokus auf eigentliche Aufgaben.
Darüber hinaus wirken aufgeräumte Büros optisch attraktiver. Wenn Geschäftspartner und Kunden im Unternehmen anwesend sind, hinterlässt das einen sehr guten Eindruck. Zudem fühlen sich auch Mitarbeiter wohler, wenn der eigene Arbeitsplatz angenehm und professionell wirkt.
Weiterhin ist auch der Datenschutz ein Thema, das durch die Umsetzung einer CDP verbessert werden kann. Ein aufgeräumter Schreibtisch gibt externen und internen Menschen keine Möglichkeit, unbefugt Dokumente oder Daten zu entwenden. Arbeitgeber bewahren mittels der Clean-Desk-Methode besser den Überblick und können mögliche Risiken einschätzen und Problemquellen schneller zurückverfolgen.
Kreatives Chaos mindert Produktivität im Büro
Auch Arbeitnehmer profitieren sehr von der Clean-Desk-Policy im Unternehmen. Befinden sich im Umfeld der Tätigkeit einige Dinge, die ablenken, richtet sich der Fokus mehr auf die Aufgaben. Papier, das sich auf dem Schreibtisch stapelt oder mehrere To-do-Listen rufen Chaos hervor und mindern daher auch produktives Arbeiten. Sie zeigen, was alles noch nicht getan ist und erzeugen dadurch unbewusst einen Leistungsdruck, der sich wiederum auf die Motivation niederschlägt.
Das Genie beherrscht das Chaos, besagt ein landläufiges Sprichwort, doch wie produktiver könnte das Genie sein, wenn es an einem Clean-Desk arbeitet. CDP ist eine Chance für Unternehmen, die Arbeit effizienter und sicherer zu gestalten. Zudem entfalten neue Methoden des gemeinsamen Arbeitens im Büro mit aufgeräumten Schreibtischen wesentlich größere Effekte als ein Büro mit Unordnung.
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