Schreibtisch organisieren für effizientes Arbeiten

Schreibtisch organisieren: Tipps für effizientes Arbeiten im Büro

Ein strukturiert gestalteter Arbeitsplatz steigert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Motivation beim Arbeiten. Mit diesen acht Tipps und Tricks lässt sich der Arbeitsbereich auf dem Schreibtisch organisieren und effizient gestalten.

Warum ist ein aufgeräumter Arbeitsplatz wichtig?

Für viele Menschen ist der Schreibtisch der zentrale Ort des Arbeitsplatzes, ob im Büro oder Homeoffice. Meist geht jedoch im stressigen Arbeitsalltag schnell die Ordnung auf dem Schreibtisch verloren. Die Materialien auf dem Schreibtisch zu organisieren, hilft allerdings dabei, den Stress zu reduzieren und effizient zu arbeiten.

Ein weniger gut organisierter Schreibtisch zeichnet sich durch zu viele Notizzettel an Monitor und Tastatur oder wild herumliegende Papierstapel und Dokumente aus. Dazwischen stehen irgendwo auf dem Tisch noch eine schmutzige Kaffeetasse und verschiedene Dekorationen, zu denen sich Notizbuch, Kugelschreiber und Textmarker hinzugesellen. Das Chaos ist auf einem solchen Schreibtisch vorprogrammiert und das schnelle Auffinden einer Telefonnummer oder eines bestimmten Dokumentes dauert länger als gedacht.

Viel entscheidender ist jedoch, dass die Effizienz und Qualität der Arbeit leiden, wenn der Schreibtisch nicht organisiert wirkt. Zusätzlich belastet ein unordentlicher Arbeitsplatz die psychische Gesundheit, sodass Stress und Antriebslosigkeit auftreten und die Arbeit irgendwann keinen Spaß mehr macht. Es lohnt sich deshalb, mit nur wenigen Handgriffen den Schreibtisch aufzuräumen und langfristig besser zu organisieren. Das spart in Zukunft viel Zeit und Ärger und verbessert die Ergonomie am Arbeitsplatz.

Organisation des Schreibtisches im Homeoffice und im Büro

Die Schreibtisch-Organisation ist der Dreh- und Angelpunkt für effizientes Arbeiten und losgelöst davon, ob jemand an einem Arbeitstisch im Büro oder Homeoffice tätig ist. Im Büro ist es grundsätzlich etwas einfacher, den Schreibtisch aufgeräumt zu halten, weil Vorgesetzte eher einen Blick darauf werfen. Anders gestaltet sich das im heimischen Arbeitsbereich, wo schnell auch persönliche Utensilien auf dem Schreibtisch landen und die fehlende Kontrolle schnell zur Unordnung verleitet. Ordnung beginnt bereits damit, den Arbeitsplatz im Homeoffice einzurichten.

Mit einer einfachen Regel für das Homeoffice lässt sich später ein unorganisierter Schreibtisch vermeiden: Der Tisch ist nur für das Arbeiten gedacht, nicht jedoch für Freizeitaktivitäten zu nutzen. Natürlich spielen dabei die Umstände eine besondere Rolle. In vielen Haushalten teilen sich Familienmitglieder einen Schreibtisch, an dem dann auch verschiedene Aufgaben erledigt werden.

Hier helfen gemeinsame Vereinbarungen zur Schreibtischordnung, damit der tägliche Arbeitsplatz und die Gaming-Ecke nicht miteinander verschmelzen und Probleme entstehen. Dazu zählen Stress in der Freizeit sowie Ablenkung von der Arbeit. Vor allem größere Schreibtische laden aufgrund ihrer Dimensionen ein, die Tischfläche schnell zu überladen. Um den Arbeitstisch gut zu organisieren, gelten für alle Tische unabhängig von ihrer Größe und Position einfache Prinzipien, die folgend vorgestellt werden.

Schreibtisch organisieren in wenigen Schritten

Bevor sich ein effizientes Organisationssystem auf dem Bürotisch etablieren lässt, stehen zunächst zwei konsequente Schritte an. Die erste Aufgabe besteht darin, den Schreibtisch leer zu räumen und auszumisten. Alles, was sich bis jetzt auf dem Tisch oder in Schubladen befand, wird weggeräumt. Dabei werden die wichtigen Dokumente am besten von anderen Unterlagen getrennt abgelegt. Ist der Schreibtisch leer, folgt ein zweiter Schritt.

Beim Aufräumen eines Schreibtisches kommen häufig Unterlagen und Dokumente wieder zum Vorschein, die für die tägliche Arbeit weniger Relevanz haben und deswegen an anderen Orten aufbewahrt werden können. So lassen sich einige Dokumente beispielsweise in Ordner einsortieren, die später ihren Platz in einem Regal haben. Auf dem Schreibtisch entsteht so wieder mehr Platz und der Überblick auf den Arbeitsbereich fällt deutlich besser aus.

Alte Notizen und unwichtige Briefe können ebenso wie kaputte Stifte direkt entsorgt werden. Grundsätzlich genügt es, wenn von jeder Stiftvariante maximal ein Exemplar auf dem Schreibtisch verbleibt. Eine Schublade oder ein Schrank in der Nähe des Arbeitsbereiches sind der passende Ort für alle anderen Schreibutensilien.

Alle anderen Gegenstände und Materialien, die jetzt noch übrig bleiben, sollten auf ihre Bedeutung für die Arbeit am Schreibtisch überprüft werden. Auf einen gut organisierten Bürotisch gehören final nur die Utensilien, die der Arbeit selbst, der Organisation oder der Konzentration dienen.

Acht Tipps für einen dauerhaft aufgeräumten Schreibtisch

Den eigenen Schreibtisch gründlich auszumisten, ist schön und gut. Viel zu schnell wird der Tisch häufig wieder von unwichtigen Zetteln, Briefen und Notizen dominiert. Relevante Unterlagen gehen dagegen in diesem Chaos verloren und werden im Zweifel aus Versehen entsorgt. Die folgenden acht Tipps können dabei helfen, langfristig den Schreibtisch organisiert und sauber zu halten.

  1. Aufbewahrung in funktionalen Ablagesystemen
  2. effektives Notizenmanagement
  3. Posteingangskorb mit System
  4. Dekoration auf dem Schreibtisch
  5. Aufräumen nach jeder erledigten Aufgabe
  6. Papierkorb nah am Arbeitstisch
  7. sichtbare Uhr für erhöhte Konzentration
  8. Ordnung schaffen nach dem Feierabend

Aufbewahrung in funktionalen Ablagesystemen

Besonders das Management hoher Papieraufkommen bedarf eines funktionalen Arbeitstisch-Organizers. Geeignet dafür sind am besten mehrere Ordner, die sich entweder farblich oder durch eine Beschriftung unterscheiden. Klassische Ordner können zwar praktisch sein, alternativ erweisen sich jedoch auch Dokumentenablagen mit mehreren Etagen als nützlich. Sie passen perfekt auf einen organisierten Schreibtisch, weil ein Zugriff auf diese Unterlagen schnell und unkompliziert möglich ist. Damit der Überblick dauerhaft gewährleistet bleibt, ist es empfehlenswert, von Beginn an eine feste Ordnung und Struktur zu bestimmen.

Am Arbeitsplatz müssen allerdings nicht nur Zettel organisiert werden. Stifte oder Notizzettel sind besonders gut in einem übersichtlich aufgeteilten Stifthalter aufgehoben. Schubladen besitzen zusätzliches Potenzial, um den Schreibtisch organisieren zu können. Textmarker, Locher oder Tacker nehmen in einem Schubladen-Organizer keinen Platz mehr auf dem Tisch weg.

Effektives Notizenmanagement

Haftnotizen stellen eines der größten Risiken dar, die durchdachte Organisation eines Schreibtisches wieder zu überwerfen. Meist entstehen die Notizen beim Telefonat, doch am nächsten Tag lassen sich die schnell aufgeschriebenen Schlagworte schon nicht mehr identifizieren. Ohne Kontext bleiben sie schließlich unbearbeitet auf dem Tisch liegen oder benötigen mehr Aufmerksamkeit und Zeit als gedacht. Irgendwann sammelt sich eine Masse an Haftnotizen an und der Überblick geht verloren. Um das zu vermeiden, ist ein gewöhnliches Notizbuch oder eine digitale Notizen-App als Ersatzlösung zu empfehlen.

Posteingangskorb mit System

Ein Posteingangssystem ist nicht nur für Briefe sinnvoll. Auch Unterlagen, die von den Kollegen erst zugeteilt und dann bearbeitet werden müssen, lassen sich dem Eingang nach sortieren. Geeignet sind dafür entweder ein Körbchen oder eine Ablage für Dokumente. Wichtig ist jedoch, das System für den Posteingang zu kennzeichnen. Dabei ist die eindeutige Benennung mit Begriffen einer farblichen Kennzeichnung vorzuziehen. Es muss ausdrücklich ersichtlich sein, welches Fach für neue Aufgaben vorgesehen ist. Die anderen Ablagefächer können dann mit „in Bearbeitung“ und „erledigt“ markiert werden.

Dekoration auf dem Schreibtisch

Bei der Dekoration am Arbeitsplatz gilt das Minimal-Prinzip: möglichst wenig Deko, aber dafür maximal motivierender Kraft. Ein bis zwei persönliche Gegenstände reichen aus, um diesen Effekt zu erzielen. Außerdem erfüllen auch funktionale Gegenstände eine dekorative Aufgabe. Wer es am Arbeitsplatz etwas bunter mag, hat beispielsweise die Option, klassische und häufig einfarbige Bürogegenstände wie Ablagefächer gegen farbliche Alternativen auszutauschen.

Aufräumen nach jeder erledigten Aufgabe

Multitasking am Arbeitsplatz bringt die Gefahr mit, dass schnell Verwirrung und daraus mangelnde Arbeitsqualität entstehen. Bei einem unorganisierten Schreibtisch sind Fehler oder unauffindbare Dokumente und Akten vorprogrammiert. Ein simpler Tipp kann gegen dieses Chaos helfen: Nach jeder erledigten Tätigkeit ist es sinnvoll, den kompletten Schreibtisch aufzuräumen. Alles, was für den nachfolgenden Arbeitsschritt unwichtig ist, kommt zurück an den dafür vorgesehenen Platz. Dadurch kann sich Ablenkung reduzieren lassen und dem Schreibtisch-Chaos wird vorgebeugt.

Papierkorb nah am Arbeitstisch

Wenn der Papierkorb nah am Arbeitsplatz steht, hilft das im hektischen Alltag, um Ordnung auf dem Schreibtisch zu halten. Veraltete Unterlagen, Notizen und Kritzeleien können sofort im Papierkorb entsorgt werden. Das gilt ebenfalls für unbrauchbare Utensilien, sodass der Schreibtisch ständig aufgeräumt und organisiert bleibt.

Sichtbare Uhr für erhöhte Konzentration

Eine Uhr im direkten Sichtfeld zu platzieren, erhöht erwiesenermaßen die persönliche Bereitschaft, sich zu konzentrieren. Obwohl die meisten Menschen eine Armbanduhr tragen oder die Uhr auf dem PC-Bildschirm nutzen, macht ein zusätzlicher Zeitmesser durchaus Sinn. Zeit durchweg unterbewusst wahrzunehmen, erhöht die Arbeitseffizienz und strukturiert den Arbeitstag. Wichtig ist allerdings, sich dabei nicht unter Zeitdruck zu setzen. Stress stört die Konzentration und fördert die Gefahr von Flüchtigkeitsfehlern.

Ordnung schaffen nach dem Feierabend

Dieser Tipp ist besonders praktisch für den nächsten Arbeitstag. Wer sich täglich zum Ende der Arbeitszeit ein paar Minuten freihält, kann diese Zeit nutzen, um Dokumente und Utensilien auf dem Schreibtisch neu zu sortieren. Was erledigt ist, kommt abgeheftet in den Ordner oder in die passende Ablage. Angefallener Müll wird entsorgt und der Bürotisch mit einem leicht feuchten Tuch abgewischt. Das ist einerseits hygienisch und sorgt am nächsten Tag auch für einen sauberen Schreibtisch. Besonders im Homeoffice hilft diese kleine abschließende Maßnahme als Ritual, den Arbeitstag besser zu beenden.

Digitalisierung für ein papierfreies Büro

Einen wesentlichen Beitrag für besser organisierte Arbeitsplätze leistet die Digitalisierung. In vielen Bereichen ist das papierlose Büro bereits zur Realität geworden. Das digitale Arbeiten ist effizient und gut für die Umwelt. Gleichzeitig wirkt sich der Trend auch positiv auf die Ordnung am Arbeitstisch aus. Utensilien wie Tacker, Locher oder sogar Stifte fallen komplett weg. Sämtliche Dokumenten-Organizer und Ablagen können vom Arbeitstisch entfernt werden. Das gilt auch für klebende Haftnotizen am Monitor, die nun digital auf dem Bildschirm wiederzufinden sind.

Die einzige Unordnung, die dieses digitalisierte System weiterhin zulässt, ist der Kabelsalat unter dem Schreibtisch. Mit den richtigen Tricks und Eliot, dem höhenverstellbaren Schreibtisch, lässt sich das Kabelmanagement am Schreibtisch aber professionell und leicht bewerkstelligen wie die Organisation des Schreibtisches selbst.

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