Arbeitszimmer absetzen von der Steuer: Worauf kommt es dabei an?

Ein häusliches Arbeitszimmer ist für viele Menschen inzwischen der alltägliche Arbeitsort. Sie wechselten vom Schreibtisch im Büro in das Homeoffice, um dort mobil zu arbeiten. Dieser Wandel der Arbeitsweise hat sich auch durch die Digitalisierung entwickelt.

Es ist inzwischen deutlich einfacher, ortsunabhängig alle täglichen Aufgaben zu erfüllen, sofern es der Beruf und die jeweilige Arbeitsstelle ermöglichen. Eine Frage hat sich aus diesem Umstand jedoch ergeben: Wie wirkt sich das Arbeiten daheim auf die Steuer aus? Ist ein Arbeitszimmer steuerlich absetzbar, wenn es sich in der eigenen Wohnung oder im Haus befindet?

Definition: Was gilt als Arbeitszimmer und was nicht?

Das Arbeitszimmer ist ein Bereich in der Wohnung oder im Haus, der hinsichtlich seiner Lage, der Ausstattung und der Funktion unmittelbar in die häusliche Umgebung integriert ist. Wichtig dabei ist: Es muss sich beim Arbeitszimmer um einen separaten Raum handeln, der vorwiegend dafür genutzt wird, eine mit dem Beruf eng verbundene Tätigkeit gedanklich, schriftlich und organisatorisch zu erledigen.

Eine häusliche Verbindung zwischen dem genutzten Arbeitsraum und dem Rest der Wohnung muss gegeben sein, damit er als Teil der Wohnumgebung ausgewiesen werden kann. Dazu gehören auch Kellerräume oder Dachböden, die somit als Arbeitszimmer gelten können, wenn darin wirklich die relevante Arbeit stattfindet. Im Einzelfall entscheidet jedoch bei einer Prüfung das Finanzamt, ob auch diese funktionalen Räume steuerlich anrechenbar sind. Ein außerhäusliches Arbeitszimmer zählt dagegen laut Definition nicht dazu, weil es außerhalb des Wohnumfeldes liegt und obwohl es der beruflichen Tätigkeit dient.

Zwei Möglichkeiten zur steuerlichen Berücksichtigung des häuslichen Arbeitszimmers

Der Gesetzgeber hat genau zwei Möglichkeiten bestimmt, um ein Arbeitszimmer steuerlich absetzen zu können:

• Variante 1: Jährlich lassen sich bis zu 1.250 Euro steuerlich geltend machen, wenn der steuerpflichtigen Person kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, um der eigenen beruflichen Tätigkeit nachzugehen.
• Variante 2: Sofern das häusliche Arbeitszimmer als Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit genutzt wird, sind die Kosten für das Arbeitszimmer steuerlich unbeschränkt abzugsfähig.

Im ersten Fall ist im Steuerrecht von einem begrenzten Abzug die Rede. Die zweite Option beschreibt den unbegrenzten Abzug. Bei Angestellten sind anfallende Kosten für ein Arbeitszimmer als sogenannte Werbungskosten von der Steuer absetzbar. Zu den Werbungskosten zählen auch Ausgaben für Arbeitsmittel, Fahrtkosten, Fortbildungs- oder Reisekosten. Bei selbstständig arbeitenden Menschen gelten die Kosten für die betriebliche Beschäftigung als Betriebsausgaben.

Beispiel für einen begrenzten Kostenabzug

Beispiele für den begrenzten Kostenabzug, die erste Variante der steuerlichen Abzugsmöglichkeit, sind Berufsgruppen wie Lehrer oder Außendienstler. Sie besitzen unter Umständen keinen eigenen und persönlichen Schreibtisch im Umfeld ihres Arbeitsplatzes. Sie haben somit keine andere Wahl, als in der Wohnstätte mit einem separaten Arbeitsraum ihrer Tätigkeit nachzugehen.

Falls sich die Arbeit im Homeoffice zum zentralen Arbeitsort entwickelt, lassen sich die Ausgaben für ein Arbeitszimmer als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Der genannte Betrag von 1.250 Euro pro Jahr stellt hierfür jedoch keinen Pauschalwert dar, der vollständig geltend gemacht werden kann. Es handelt sich dabei um eine absolute Höchstgrenze. Das bedeutet: Alle tatsächlich angefallenen Kosten müssen beleghaft bestätigt werden. Zudem ist ein Nachweis durch den Arbeitgeber sinnvoll, der bestätigt, dass im relevanten Zeitraum der steuerlichen Berechnung kein alternativer Arbeitsplatz verfügbar war.

Selbstständige können unbegrenzten Kostenabzug nutzen

Voraussetzung für einen unbegrenzten Kostenabzug bei der Steuererklärung ist, dass ein häusliches Arbeitszimmer als Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit dient. Nur dann können die Kosten dafür unbegrenzt von der Steuer abgesetzt werden. Die Vorgaben hierfür sind so eng bestimmt, dass zumeist nur Selbstständige diese Möglichkeit nutzen dürfen, um ihren Arbeitsraum steuerlich abzusetzen. Beim Finanzamt ist ein förmliches Schreiben im Rahmen der jeweils aktuellen Steuererklärung abzugeben, das als Rechtfertigung und somit als Bemessungsgrundlage gilt.

Erweiterte Voraussetzungen für das steuerliche Absetzen eines Arbeitszimmers

Begrenzter oder unbegrenzter Kostenabzug: Beide Varianten lassen sich vollumfänglich nur nutzen, wenn dazu weitere Bedingungen erfüllt werden. Erst dann ist die Grundlage vorhanden, das Arbeitszimmer auch tatsächlich von der Steuer absetzen zu können.

Voraussetzung der betrieblichen Nutzung

Die betriebliche Nutzung umfasst den Aspekt, dass ein Arbeitszimmer vorwiegend beruflich genutzt wird. Dazu zählen jedoch nicht nur ausschließlich Tätigkeiten, die typisch für Büroarbeit sind. Auch geistige oder künstlerische Arbeit ist selbstständig ausführbar. Allgemein gilt deshalb, dass der dafür genutzte Raum im Wohnumfeld tatsächlich ausschließlich beruflichen Zwecken dient.

Bereits die private Mitnutzung ab einem Anteil über zehn Prozent an der gesamten Nutzung macht das steuerliche Absetzen der Kosten unzulässig. Das Arbeitszimmer kann dann in keinem Umfang in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Seit einem Urteil des Bundesfinanzhofes (BFH) von 2016 ist klar, dass auch eine Aufteilung anteiliger Kosten nicht gestattet ist.

Ein weiteres wichtiges BFH-Urteil von 2019 beschreibt zudem den Umstand, dass ein Arbeitszimmer nicht einmal für die berufliche Tätigkeit vorhanden sein muss. Im Kern geht es lediglich darum, dass kein anderer Arbeitsplatz bereitsteht, um den Arbeitsaufgaben nachzugehen. Es ist dann egal, wie häufig und aus welchen beruflichen Gründen das Arbeitszimmer genutzt wird, solange es nur der beruflichen Nutzung dient.

Voraussetzung der häuslichen Verbindung

Das Arbeitszimmer muss in die sogenannte häusliche Sphäre eingegliedert sein. Was bedeutet das genau? Der Raum gehört direkt zu einer Wohnung oder einem Haus. Eine Arbeitsecke in einem der Wohnungszimmer genügt nicht für eine steuerliche Berücksichtigung. Vorgabe ist, dass es sich bei einem Arbeitszimmer um eine abgeschlossene Raumeinheit handelt.

Bei einer genauen Nachprüfung wäre selbst ein Durchgangszimmer möglicherweise problematisch, wenn es von der Steuer abgesetzt wurde. Darüber hinaus ist es nicht erlaubt, beispielsweise einen Betriebsraum oder Lagerraum als häusliches Arbeitszimmer in der Steuererklärung anzugeben. Solche Räumlichkeiten erfüllen in einem Haus oder einer Wohnung normalerweise andere Funktionen.

Auf der anderen Seite ist es für eine steuerliche Geltendmachung entscheidend, dass noch ausreichend Wohnraum vorhanden bleibt. Maßgabe hierfür ist das Argument des abgeschlossenen Zimmers. Deshalb stehen etwa bei einer 1-Raum-Wohnung die Chancen schlecht, irgendwelche Kosten im Zusammenhang mit einem Arbeitszimmer steuerlich absetzen zu können.

Voraussetzung der büromäßigen Ausstattung

Das letzte Erfordernis für eine steuerliche Relevanz eines Arbeitszimmers ist erfüllt, wenn der Raum auch dem äußeren Anschein nach als Arbeitsplatz nutzbar ist. Bei einem vornehmlich am Schreibtisch ausgeübten Beruf muss der Arbeitsraum auch nach Funktion und Ausstattung einem Büro entsprechen. Sofern das als Büro angegebene Zimmer unpassende Möblierungen oder andere private Dinge in einem hohen Maß enthält, wird es schwierig, die Ausgaben für den Arbeitsraum steuerlich geltend zu machen.

Was gilt steuerlich bei Mehrfachnutzung des Arbeitszimmers?

Es kommt vor, dass sich mehrere Personen ein häusliches Arbeitszimmer teilen und dieses gemeinsam nutzen. In diesem Fall ist es allen Personen gestattet, die Aufwendungen für das Zimmer individuell von der Steuer abzusetzen. Jedoch gilt auch hier das Gebot zum Nachweis der beruflichen Ausübung in einem angemessenen Umfang.

Dabei unterscheiden sich die Anforderungen und Varianten der steuerlichen Geltendmachung nicht von den Grundlagen, die bei einer einzelnen Nutzung existieren. Der Bundesfinanzhof hat 2016 in einem Urteil definiert, dass der Höchstbetrag der Werbungskosten in Höhe von 1.250 Euro pro Jahr bei einer gemeinsamen Nutzung des Zimmers für jede Person separat gilt.

Welche Kosten für ein Arbeitszimmer sind steuerlich erstattungsfähig?

Treffen alle Bedingungen zu, um ein Arbeitszimmer steuerlich abzusetzen, bleibt die Frage offen, welche Kosten bei der jährlich abzugebenden Steuererklärung angerechnet werden können. Dabei wird grundsätzlich zwischen den anteiligen Kosten und tatsächlich anfallenden Kosten für das Arbeitszimmer getrennt.

Anteilige Kosten sind die Aufwendungen, welche auf das Haus oder die gesamte Wohnung aufgeteilt werden. Die Grundlage für eine Bemessung der absetzbaren Ausgaben ist die Fläche des Arbeitsraumes. Auf dieser Basis ist es möglich, die folgenden Kosten als Anteil in der Steuererklärung anzugeben:

• Miete
• Grundsteuer
• Versicherungskosten
• Energiekosten
• Heizkosten
• Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen (Reinigungskosten, Müllabfuhr)

Darüber hinaus zählen alle Aufwendungen, die konkret und ausschließlich für das Arbeitszimmer anfallen, in voller Höhe als Werbungskosten oder Betriebsausgaben. Dazu gehören beispielsweise Renovierungskosten oder Ausgaben für das Einrichten des Arbeitsplatzes und Zimmers.

Arbeitsmittel von der Steuer absetzen

Als Werbungskosten oder Betriebskosten lassen sich bei der Steuerberechnung verschiedene Aufwendungen für Arbeitsmittel oder Büromöbel berücksichtigen. Sie können ebenfalls von der Steuer abgesetzt werden. Gemeint sind Regale, ein Schreibtisch und auch der Bürostuhl. Sie gelten als Arbeitsmittel und lassen sich als geringwertige Wirtschaftsgüter bis zu einem Nettopreis von 800 Euro sofort vollständig steuerlich absetzen.

Übersteigen die Ausgaben für Arbeitsmittel diesen festgelegten Wert, verteilen sich die Kosten auf die Nutzungsdauer. Amtlich ist für Büromöbel ein Zeitraum von 13 Jahren definiert. Nachzulesen sind diese Regelungen in den AfA-Tabellen. AfA steht abgekürzt für Absetzung für Abnutzung.

Arbeitsmittel gelten steuerlich als Sonderfall. Sie können immer angesetzt werden, auch wenn sie sich nicht im häuslichen Arbeitszimmer befinden. Wichtig ist dabei nur, dass die Gegenstände ausschließlich der beruflichen Betätigung dienen. Seit 2021 besteht zudem eine Sonderregel für Hardware und Software, die bei Computern zum Einsatz kommen. Unabhängig von der Höhe des Kaufpreises lassen sich diese Unkosten im Jahr der Zahlung direkt und komplett von der Steuer absetzen.

Steuer-Hinweise für das häusliche Arbeitszimmer

Wer sein Arbeitszimmer steuerlich absetzen möchte, muss wie bei allen steuerlich relevanten Themen einige Aspekte unbedingt beachten. Nur dann ergibt sich der Effekt des Sparens durch die Angaben in der jährlichen Steuererklärung.

Ein Sonderfall tritt beispielsweise ein, wenn sich zwei Personen ein Arbeitszimmer in der Wohnung oder im Haus teilen. Beide haben dann die Möglichkeit, jeweils ihre Kosten bis zum jährlichen Höchstbetrag in der Steuererklärung geltend zu machen. Maßgebend ist hier nach einem Urteil nicht mehr die objektbezogene Betrachtung des Zimmers, sondern die personenbezogene Perspektive.

Das bedeutet wiederum, dass bei mehreren Arbeitszimmern, die etwa in verschiedenen Wohnungen bei einer doppelten Haushaltsführung genutzt werden, nicht für jeden Arbeitsraum erneut der jährliche Höchstbetrag steuerlich geltend gemacht werden kann, sondern nur einmal pro Person.

Darüber hinaus können die Kosten für eine gemischte Nutzung von übrigen Wohnräumen nicht von der Steuer abgesetzt werden. Das bezieht sich etwa auf Toiletten, Waschräume und Küchen. Zudem zählen Aufwendungen zum Renovieren derartiger Räume nicht zu den Werbungskosten oder Betriebsausgaben. In der Sache ist ausnahmslos nur das häusliche Arbeitszimmer steuerlich relevant, sofern alle Faktoren für die steuerliche Absetzung zutreffen.

Ebenfalls unzulässig ist das steuerliche Ansetzen eines Arbeitsraumes für Bildschirmarbeit, wenn dieser nur einmal oder zweimal in der Woche genutzt wird. Daraus lässt sich ableiten, dass ein weiterer Ort zum Arbeiten bereitsteht. Aus diesem Grund liegen hier nicht die Bedingungen für eine Geltendmachung in der Steuerklärung vor. Ausnahmen sind jedoch möglich, wenn beispielsweise in einem Großraumbüro die Anzahl der nutzbaren Schreibtische kleiner ist als die Zahl der Angestellten. Im Unternehmen greift dann Desk Sharing als Konzept und es besteht die Möglichkeit, dass die Kosten für ein Arbeitszimmer doch steuerlich geltend gemacht werden können.

Sonderfall Corona: Arbeitszimmer absetzen durch Pauschale

Mit Beginn der Corona-Pandemie im Frühjahr 2020 hat sich die Sicht auf das Arbeiten im Homeoffice stark verändert. Dadurch erhielt das Thema der steuerlichen Absetzbarkeit eines Arbeitsplatzes in den eigenen vier Wänden eine andere Bedeutung mit mehr Aufmerksamkeit. Der Gesetzgeber führte aufgrund der gestiegenen Nachfrage und der damit zusammenhängenden komplizierten Bearbeitung eine Homeoffice-Pauschale ein.

Durch die Pauschale besteht die Option, einen Betrag von fünf Euro pro Tag von der Steuer abzusetzen, an dem jemand am eingerichteten Arbeitsplatz im Homeoffice seiner Arbeit nachging. Der Höchstbetrag wurde jedoch auf maximal 600 Euro pro Jahr begrenzt. Das entspricht 120 Tage, die eine Person im Jahr remote im eigenen Haus oder in der Wohnung arbeitet.

Ab dem Steuerjahr 2023 wurde die Homeoffice-Pauschale deutlich ausgeweitet: Pro überwiegend im Homeoffice verbrachten Arbeitstag können nun 6 Euro als Werbungskosten angesetzt werden – mehr als die zuvor gültigen 5 Euro pro Tag. Der Höchstbetrag wurde auf 1.260 Euro jährlich angehoben, was bis zu 210 Homeoffice-Tagen entspricht. Diese Pauschale lässt sich ohne ein abgeschlossenes Arbeitszimmer nutzen; ein fester Arbeitsplatz in der Wohnung (etwa am Küchentisch) genügt bereits. Dadurch können nun viel mehr Arbeitnehmer – selbst ohne separates Büro – ihre Homeoffice-Tage steuerlich geltend machen und von der höheren Pauschale profitieren.

Schreibtisch als Arbeitsmittel von der Steuer absetzen

Wer auch im heimischen Arbeitszimmer einen höhenverstellbaren Schreibtisch nutzt, kann den Schreibtisch unter den dargestellten Voraussetzungen von der Steuer absetzen. Diese Möglichkeit haben auch Menschen, die einen normalen Schreibtisch zum Arbeiten verwenden. Neben dem Steuer-Vorteil bietet ein höhenverstellbarer Schreibtisch weitere Vorteile. So erfüllt ein Sitz-Steh-Schreibtisch die Anforderungen zur Ergonomie am Arbeitsplatz, indem sich beispielsweise die optimale Tischhöhe flexibel an die individuelle Körpergröße anpassen lässt.

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