Desk Sharing: So funktioniert das gemeinsame Nutzen von Schreibtischen

Desk Sharing ist ein Prinzip der Büro-Organisation, das ein wenig an das Spiel „Reise nach Jerusalem“ erinnert. In einem Büro befinden sich weniger Schreibtische für eine größere Zahl an Mitarbeitern. Es gilt, täglich einen freien Arbeitsplatz zu ergattern. Das Konzept bietet jedoch viele Vorteile.

Definition: Was bedeutet Desk Sharing?

Desk Sharing ist auch unter den Begriffen Shared Desk, Hot Desk beziehungsweise Hot Desking, Flexible Office oder als flexibles Arbeiten bekannt. Übersetzt bedeutet Desk Sharing, einen Tisch gemeinsam zu benutzen. Das moderne Konzept findet dort Anwendung, wo Kosten gespart werden sollen und Flexibilität zur Arbeitsstruktur gehören. Es handelt sich bei Desk Sharing um ein Prinzip, bei dem ein Unternehmen weniger Arbeitsplätze anbietet, als tatsächlich Mitarbeiter angestellt sind. Häufig finden sich Hot-Desk-Arbeitsplätze auch in Großraumbüros.

In einem solchen Büro gibt es keinen personalisierten festen Schreibtisch mehr, sondern der Arbeitnehmer wählt täglich einen neuen Arbeitsplatz im Unternehmen. Das gemeinsame Nutzen von Schreibtischen wird zum Alltag. Durchschnittlich verzichten Unternehmen, die weniger Arbeitsplätze anbieten, im Büro auf rund 20 Prozent der Schreibtische.

Desk Sharing gehört als Idee zu den Merkmalen von New Work und kam als Trend zunächst bei Start-ups auf. Doch während der Corona-Pandemie wechselten viele Arbeitnehmer zum Arbeiten vermehrt ins Homeoffice. Unternehmen stellten daraufhin ihre Organisation im Büro um und bauten teilweise Schreibtisch-Arbeitsplätze ab. Das führte dazu, dass Desk Sharing an Bedeutung gewann und sich mehr und mehr Menschen ihre Schreibtische teilen.

Entstehung von Desk Sharing-Modellen

Das moderne Bürokonzept leitet sich ursprünglich vom Begriff „Hot Bunking“ der Matrosen auf einem Schiff ab. Da es häufig weniger Betten als Matrosen an Bord gab, musste sich die Besatzung die wenigen Betten teilen. Anfang des 20. Jahrhunderts nutzten Industriearbeiter ein ähnliches Konzept unter dem Begriff „Hot Bed“. Sie teilten sich die Betten, um Geld zu sparen.

Durch New Work führten digitale Großunternehmen aus dem Silicon Valley wie Google und Facebook das Konzept des Hot Desking in der Arbeitswelt ein. Die Idee entstand aus der Tatsache heraus, dass in Unternehmen meist viele Schreibtische teilweise ungenutzt blieben, weil sich Mitarbeiter bei Terminen, im Urlaub oder im Homeoffice aufhielten.

Durch Desk Sharing sollen Arbeitsflächen effizienter genutzt und dadurch auch Kosten eingespart werden. Davon profitieren allerdings nicht nur die Unternehmen. Auch für die Mitarbeiter entstehen Vorteile durch die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen.

Desk Sharing: Vorteile und Nachteile des Schreibtisch-Konzeptes

Hot Desking bietet für Arbeitgeber und Arbeitnehmer neben einigen Nachteilen auch viele Vorteile, sofern die Beteiligten bestimmte Regeln einhalten. Jedes Unternehmen muss für sich abwägen, ob das Konzept des Desk Sharings für die Organisation im eigenen Büro sinnvoll ist.

Vorteile der gemeinsamen Schreibtischnutzung

Kosten- und Platzersparnis: Desk Sharing bietet sich an, wenn im Büro häufiger Arbeitsplätze aufgrund von Urlaub, Außenterminen oder Homeoffice ungenutzt bleiben. Unternehmen können so den vorhandenen Platz im Büro effektiv gestalten und leer stehende Arbeitsbereiche für andere Aufgaben freigeben. Im Idealfall lassen sich sogar Kosten sparen, weil die Firma kleinere Büros anmieten kann.

Kreativität fördern: Jeden Tag an einem anderen Arbeitsplatz tätig zu sein, macht es möglich, im Unternehmen mit unterschiedlichen Kollegen in Kontakt zu kommen. Der Arbeitsplatzwechsel wirkt sich positiv auf Flexibilität und Kreativität aus. Gleichzeitig verbessern sich Kommunikation und der Austausch im Team. Abhängig vom Bedarf können Kollegen flexibel an Schreibtischen zusammensitzen und projektbezogen gemeinsam arbeiten. Auch das Miteinander gestaltet sich allgemein besser, weil Menschen im Büro zusammentreffen, die sich sonst eher selten bei der Arbeit sehen.

Mitarbeiterzufriedenheit: Der Einfluss auf die Zufriedenheit von Mitarbeitern ist positiv, wenn die Arbeitsplätze sich den Bedürfnissen der Arbeitnehmer anpassen. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch als auch ergonomische Stühle sollten daher der Standard sein, wenn Desk Sharing als Konzept im Büro zur Anwendung kommt. Die verstellbaren Schreibtische lassen sich einfach und schnell an die Körpergröße anpassen und fördern die Ergonomie am Arbeitsplatz.

Hierarchien flachen ab: Wenn auch Führungskräfte das Prinzip des Hot Desking mit nutzen, benötigen Unternehmen keine großen Einzelbüros mehr. Die Räume stehen dann allen Mitarbeitern gleichberechtigt zur Verfügung und Hierarchien lösen sich auf, weil sich alle Kollegen im Büro auf Augenhöhe begegnen. Das begünstigt das Arbeitsklima und den Teamspirit und auch Neid wegen größeren Büros oder besseren Arbeitsplätzen fällt dadurch weg.

Nachteile durch die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen

Organisation ist aufwendiger: Der Aufwand, sich täglich erst einen freien Arbeitsplatz zu suchen, Technik anzuschließen und den Arbeitsplatz einzurichten, ist höher als bei einem festen und persönlichen Schreibtisch. Das kann Zeit kosten und wirkt sich bei einer schlechten Schreibtisch-Organisation durchaus negativ auf das produktive Arbeiten im Büro aus.

Stress: Die Schreibtisch-Suche führt unter Umständen bei Arbeitnehmern auch zu Stress und innerer Unruhe. Es besteht zudem die Gefahr, dass sich Mitarbeiter von anderen Kollegen aufgrund deren Lautstärke im Büro gestört fühlen.

Nicht für jeden Charakter: Manche Mitarbeiter sind introvertierter und weniger flexibel. Ihnen fällt es möglicherweise bei der Arbeit schwerer, sich täglich mit anderen Menschen auszutauschen und sich immer wieder an die neue Arbeitsumgebung anzupassen.

Fehlende Privatsphäre: Wenn Kollegen bei einem wichtigen Anruf mithören, wirkt das für einige Menschen unangenehm. Zudem fallen beim Desk Sharing meist persönliche Gegenstände oder Dekorationen auf dem Schreibtisch weg. Das kann für Menschen ein Nachteil sein, die deutlich produktiver arbeiten, wenn sie an einem für sie passend eingerichteten Arbeitsplatz tätig sind. Allein eine täglich veränderte Schreibtisch-Position im Raum nimmt bereits Einfluss auf das individuelle Befinden, weil die gewohnte Umgebung am eigenen Schreibtisch fehlt.

Beispiele für Desk Sharing-Konzepte in Unternehmen

Inzwischen teilen sich Arbeitnehmer nicht mehr nur in Start-ups ihre Arbeitsplätze. In vielen anderen großen Unternehmen ist das Modell des Desk Sharing längst etabliert. Sie sehen die Vorteile und gewichten diese gegenüber den Nachteilen höher, weil sowohl die Arbeitnehmer als auch die Arbeitgeber einen Nutzen aus dem Konzept ziehen. Unternehmen, die Desk Sharing betreiben, sind beispielsweise Lufthansa, Siemens, Google, Meta, ADAC, IBM, Microsoft und die Deutsche Bank.

Regeln für eine gute Organisation von Desk Sharing

Arbeitgeber sollten für Desk Sharing im eigenen Unternehmen vorab klare Regeln definieren, an die sich alle Beteiligten halten. Damit der tägliche Arbeitsplatzwechsel nicht zur eingangs erwähnten Reise nach Jerusalem wird, helfen folgende Tipps:

1. Konzept gemeinsam mit den Mitarbeitern einführen
2. Arbeitsplätze gut ausstatten
3. Clean-Desk-Policy
4. Desk Sharing-Planung mit einer Software

1. Konzept gemeinsam mit den Mitarbeitern einführen

Bevor Desk Sharing in einem Unternehmen zur Umsetzung kommt, ist es sinnvoll, im Vorfeld bei der Planung und Konzeption den Betriebsrat oder die Mitarbeiter mit einzubeziehen. In größeren Firmen bietet es sich an, Desk Sharing als Arbeitskonzept zunächst in einer kleinen Gruppe für einen fest definierten Zeitraum auszuprobieren. Dabei lassen sich Probleme im Ablauf sowie Sorgen und Fragen der Mitarbeiter identifizieren, bevor Desk Sharing im ganzen Unternehmen eingeführt wird.

2. Arbeitsplätze gut ausstatten

Damit jeder einzelne Arbeitnehmer problemlos überall im Büro arbeiten kann, sind die Arbeitsplätze mit elektrisch höhenverstellbaren Schreibtischen und Stühlen auszustatten. Außerdem benötigen alle Schreibtische dieselben technischen Voraussetzungen, damit der Schreibtisch-Wechsel schnell erfolgt und keine Komplikationen auftreten. Der Bildschirm ist an einem geteilten Arbeitsplatz fest am Platz montiert, während aus hygienischen Gründen jeder Nutzer ein eigenes Headset, eine Tastatur und eine Maus besitzt. Damit konzentrierte Bildschirmarbeit im Büro bei Bedarf trotzdem durchweg gewährleistet bleibt, bieten abgetrennte Arbeitsbereiche als Alternative die nötige Ruhe.

3. Clean-Desk-Policy

Wenn sich mehrere Menschen einen Schreibtisch teilen, ist es wichtig, dass die Atmosphäre im Büro das Wohlbefinden nicht beeinträchtigt. Es versteht sich von selbst, dass geregelt sein muss, den Schreibtisch nach der Nutzung sauber und ordentlich zu hinterlassen. Für private Gegenstände sind Rollcontainer oder Schließfächer eine passende Option, damit Arbeitnehmer nicht immer alles wieder mit nach Hause nehmen müssen. Zu einer Clean-Desk-Policy gehört auch, dass Schreibtische nur belegt sein dürfen, wenn daran tatsächlich auch gearbeitet wird.

4. Desk Sharing-Planung mit einer Software

Ein freier Schreibtisch im Büro lässt sich durch eine Sichtkontrolle ermitteln. Dafür sind Glaswände von Vorteil. Allerdings kann es vorkommen, dass jemand erst vor Ort bemerkt, dass alle Schreibtische bereits belegt sind. Um solche Situationen zu vermeiden, eignet sich eine spezielle Software. Arbeitnehmer haben damit die Möglichkeit, freie Plätze einzusehen und zu buchen. Manche Programme erlauben sogar, bestimmte Kollegen aufzufinden, beispielsweise in einem größeren Bürogebäude, um mit ihnen zusammenzuarbeiten.

Als Software-Lösung für Desk Sharing eignen sich Anwendungen wie OfficeSpace, Condeco oder vysoft DSM. Damit können Arbeitnehmer selbst per Login online einen Arbeitsplatz buchen oder die Schreibtisch-Reservierung durch einen zuständigen Floor-Manager vornehmen lassen.

Für welche Unternehmen eignet sich das Konzept der geteilten Schreibtische?

Bevor ein Unternehmen das Konzept Desk Sharing einführt, ist es wichtig, vorab herauszufinden, ob es zu den täglichen Abläufen im Betrieb passt und mit den Bedürfnissen der Mitarbeiter harmoniert. Sinnvoll ist Desk Sharing vor allem, wenn häufig Arbeitsplätze durch diverse Gründe unbesetzt bleiben.

Gerade in den Phasen der Corona-Pandemie nutzten viele Arbeitnehmer häufig die eigenen vier Wände zum Arbeiten und blieben dem Büro fern. Es ist nachvollziehbar, dass sich Firmen deshalb Gedanken machten, wie sie die Arbeitsplatzorganisation anders und effizienter gestalten.

Desk Sharing hieß die Antwort, um Kosten zu sparen. Bereits 2018 stand laut einer Studie zum Arbeitsplatz der Zukunft bei vielen Menschen ortsunabhängiges Arbeiten und weniger Präsenzpflicht im Büro auf Platz drei der wichtigsten Anforderungen an einen Arbeitgeber. Durch die vielen Arbeitnehmer, die während der Corona-Zeit ihren Arbeitsplatz im Homeoffice eingerichtet haben, hat sich der Wunsch für flexible Arbeitsmodelle verstärkt. Desk Sharing als Arbeitsmodell in Unternehmen bleibt deshalb auch in Zukunft sehr gefragt.

Desk Sharing ist grundsätzlich für jede Art von Unternehmen umsetzbar. Für kleinere Firmen ist das Konzept besser geeignet, wenn deren Arbeitnehmer vorwiegend digital und räumlich flexibel arbeiten. Sie brauchen für ihre tägliche Arbeit also nur einen Laptop, von dem aus sie auf alle relevanten Daten zugreifen können.

Unternehmen, in denen sensible Daten eine große Rolle spielen und der Datenschutz das Arbeiten beeinflusst, eignet sich Desk Sharing eher weniger. Genauso ist das Modell für Arbeitnehmer unpraktisch, die zum täglichen Arbeiten viele Dokumente und Unterlagen benötigen.

In einigen Fällen bietet sich eine abgeschwächte Variante des Hot Desk an: Die einzelnen Mitarbeiter haben alle ihren eigenen Schreibtisch. Zusätzlich stehen im Büro aber höhenverstellbare Tische zum gemeinsamen Arbeiten im Sitzen oder für stehendes Arbeiten bereit. In anderen Arbeitsbereichen wird Hot Desking nur innerhalb eines Teams und in speziellen Räumlichkeiten genutzt und nicht für die gesamte Belegschaft im ganzen Gebäude.

Höhenverstellbare Schreibtische sind ideal für Desk Sharing-Modelle

Das Konzept Desk Sharing stellt eine gute Möglichkeit für Büroräume dar, um vorhandene Ressourcen effizient zu nutzen und kreatives Arbeiten zu fördern. Bevor ein Unternehmen jedoch das Prinzip der geteilten Arbeitsplätze einführt, sind eine genaue Prüfung und das Einbinden der Mitarbeiter in den Transformationsprozess zu empfehlen. Schlussendlich bieten höhenverstellbare Schreibtische die besten Möglichkeiten, um die Arbeitsplätze beim Desk Sharing flexibel und individuell für alle Mitarbeiter zu gestalten.

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